Пока директор или руководитель решает проблемы, касающиеся салона красоты как бизнеса (налоги, аренда), кто-то должен решать бытовые проблемы в салоне. Именно этим занимается администратор. Мы расскажем, какие обязанности возлагаются на этого сотрудника, и кто подойдёт на эту должность.
Кто такой администратор салона красоты?
Администратор — это управляющий салоном красоты. Он играет важную роль, регулируя внутренние процессы в заведении, чтобы работа шла бесперебойно. Когда администратор не справляется с работой, бизнес теряет деньги. Поэтому важно подобрать на эту должность инициативного и компетентного человека. Важна и погружённость кандидата в бьюти-индустрию.
Работа администратора подразделяется на четыре аспекта:
- работа с клиентами;
- персонал;
- финансы, отчёты;
- материалы и оборудование.
Эти аспекты охватывают всю структуру салона красоты, а такую нагрузку и ответственность выдержит не каждый. Убедитесь, что сотрудник справится с обязанностями. Лучше, если администратор имеет опыт не менее 3 лет в одном или двух успешных заведениях. Иначе придётся тратить время на этого человека. А если он не выдержит нагрузку, но время будет потрачено зря.
Когда салону нужен администратор?
Без администратора работа салона практически невозможна. Предприниматель может самостоятельно выполнять функции управляющего, если это в его силах. Но наличие администратора гарантирует стабильность. Руководителю часто нужно решать вопросы, касающиеся ведения бизнеса. Для решения внутренних вопросов нужен отдельный работник.
Обязанности администратора салона красоты
Компетентный директор чётко понимает, в чём заключается работа администратора. И даёт это понять сотруднику. Если понимание нечёткое, неизбежны конфликты. А конфликты управляющих — это денежные потери для салона. Поэтому директор знает, что должен делать администратор, и ясно даёт это понять.
Администрирование
Можно назвать администратора исполнительной властью. Он следит за порядком, и обеспечивает всё для этого порядка. В первую очередь, это включает в себя ведение клиентской базы. CRM-система — важная часть работы салона красоты. В базе нужен идеальный порядок. Неточность приведёт к сбою в работе заведения. Данные клиентов должны быть указаны верно, это же касается и времени приёма.
Отчётность и документооборот также нельзя недооценивать. Иначе директор не оценит эффективность работы салона, а значит не сможет и оптимизировать. В отчётах должна быть указана достоверная информация, и её важно периодически проверять. Как правило, предприниматели посещают салон с проверкой два раза в месяц. Это убережёт работников от возможных ошибок — человеческий фактор часто мешает в бизнесе.
Следующее, что входит в эту часть обязанностей, это контроль исправности оборудования, заказ материалов и инвентаризация. Конфликты решаются, а неточности исправляются. Но если в салоне не с чем работать, то работа встанет. Поэтому ответственный администратор уделяет внимание всему, и учитывает каждую мелочь, которая нужна мастерам.
Коммуникация с клиентами
Все контакты с салоном красоты, как с брендом, происходят через администратора. Он — лицо заведения. Даже если качество работы парикмахеров, и остальных мастеров безукоризненно, клиенты вряд ли вернутся в салон, который не умеет создать комфортные условия коммуникации.
Это значит, что администратору мало хорошо выглядеть и слаженно говорить. Администратор должен понимать психологию (обычно, речь идёт о психологии женщин), уметь присоединяться к клиенту, входить в его положение. Это касается не только конфликтных ситуаций, когда клиенту приходится проявлять негатив ради защиты интересов. Когда администратор сразу учитывает интересы клиента, претензионные случаи будут сведены к минимуму. В салон красоты будут выбирать регулярно, потому что он даёт не обслуживание, а удовлетворение.
Это касается стиля общения. Если говорить о конкретных действиях, то администратор выполняет следующие задачи в русле коммуникации:
- консультирует по услугам, отвечает на вопросы;
- записывает клиентов на приём;
- напоминает о назначенном приёме звонком или СМС;
- соблюдает чистоту на ресепшене.
К списку обязанностей можно добавить продажу материалов. Часто руководители недооценивают возможную прибыль от этого. Кроме того, администратор ведёт социальные сети, если руководитель этого хочет. Работу в соцсетях стоит возложить на SMM-специалиста. Но если бюджет не позволяет нанять профессионала, с базовыми задачами ведения аккаунтов в социальных сетях справится администратор.
Работа с финансами
Администратором постоянно выполняются финансовые операции. Это один из аспектов работы, где внимательность особенно важна. Кроме приёма наличной и безналичной оплаты, сотрудник составляет финансовые отчёты, о которых мы уже рассказывали. Администратор может самостоятельно анализировать отчёты, и корректировать работу салона, если директор включит это в обязанности.
Работа с персоналом
В первую очередь, работа с персоналом подразумевает планирование времени мастеров и составление графика. Это формальная часть работы. Также администратор помогает адаптироваться новым работникам. Но кроме того, администратор следит за атмосферой в коллективе. Важно помнить, что мастера — это люди, у которых нет ничего общего, кроме места работы. А значит, они могут конфликтовать друг с другом. Администратор решает и эти конфликты. Не всегда ссоры выходят на вербальный уровень. Часто конфликт заключается в натянутых отношениях. Эти моменты нужно отслеживать и исправлять.
Должностная инструкция администратора салона красоты
Взаимоотношения бизнеса и администратора регулируются должностной инструкцией. Она регламентирует функционал, должностные обязанности и права сотрудника. В документе подробно расписывается положение сотрудника, зоны его влияния, порядок действий и прочее. Если этого не сделать, то даже при полном взаимопонимании с директором, администратор будет выполнять работу по-своему усмотрению, игнорируя неучтённые в инструкции вопросы.
Этот документ составляет и утверждает руководство заведения. При вступлении в должность, сотрудник ознакамливается с инструкцией и подписывает её. Этим администратор соглашается с правами и берёт на себя ответственность.
Основные положения
Вводная часть документа включает в себя информацию о сотруднике. Это его данные, сведения об образовании и опыте. Далее в основных положениях указывается, какое положение администратор занимает в структуре салона, и кто является его непосредственным руководителем. В инструкции стоит указать, кто заменит администратора в отпуске или на больничном.
В общие положения также входит перечень компетенций администратора. То есть знания, которыми он должен обладать, чтобы грамотно исполнять свои обязанности.
В этот список входят:
- ассортимент товаров и услуг, их особенности;
- постановления, приказы и иные нормативные документы, регулирующие деятельность организации;
- права и обязанности персонала;
- законы, которые касаются труда;
- законы, которые касаются работы салона (например, «О защите прав потребителей»).
Функции
Этот раздел регулирует обязанности администратора. Их нужно разъяснить на собеседовании максимально подробно. К функциям администратора относится контроль сохранности материальных ценностей заведения. Ведь администратор имеет дело с имуществом вашего предприятия, и должен следить за этим имуществом.
Самая простая часть работы администратора — консультация по вопросам товаров и услуг. И с этой обязанностью сотрудник должен справляться без малейших затруднений.
Также функцией администратора является принятие мер по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций. О важности этого аспекта работы мы уже говорили. В этот же пункт можно включить рассмотрение претензий посетителей. Администратор отслеживает поступающие претензии, и проводит мероприятия по устранению причин.
Сотрудник должен контролировать работу мастеров, соблюдение ими законов страны и постановлений руководства. Именно администратор выполняет надзор за всеми работниками салона красоты.
В инструкции также должны быть прописаны аспекты взаимодействия с клиентами. Например, обязанность записывать посетителей, отвечать на телефонные звонки, вести переписки в мессенджерах и соцсетях.
Работа с финансами тоже регулируется должностной инструкцией. Указывается обязанность принимать оплату, работать с кассовым аппаратом и вести отчётность.
Ответственность
За невыполнение должностных полномочий администратор несёт ответственность, которая прописывается в должностной инструкции. За каждое нарушение прописывается ответное действие руководитель. Например, штраф, выговор или увольнение.
В первую очередь, к нарушениям относится невыполнение обязанностей, указанных в инструкции. Также указывается ответственность за следующие действия:
- несоблюдение законов страны;
- причинение материального ущерба;
- нарушение норм этикета;
- нарушение конфиденциальности;
- хищения.
Права
Чтобы выполнять работу, администратор имеет полномочия, указанные в должностной инструкции. Также права делают сотрудничество работника с организацией комфортнее, а значит сотрудник будет добросовестнее.
На администратора возлагаются следующие полномочия:
- запрос у персонала документации и информации;
- привлечение специалистов к решению задач;
- внесение предложений для оптимизации работы.
Руководитель самостоятельно решает, какие возможности предоставить сотруднику, чтобы создать нужные условия.
Требования к администратору салона красоты
Профессиональные навыки
Руководитель сам решает, какие требования выдвинуть к кандидату. Это зависит от желаемого качества и бюджета. Некоторые салоны готовы обучить сотрудника с нуля. Например, заведения эконом-класса. Но большинство салонов ждёт готового профессионала. Гарантией этого считается опыт работы.
Главные навыки администратора заключаются в следующем:
- работа с финансовыми отчётами;
- работа в программе CRM;
- понимание специфики работы мастеров.
Личные и деловые качества
На должность администратора берут ответственного, стрессоустойчивого, коммуникабельного и внимательного работника. Именно с этими качествами работа заведения обеспечивается на должном уровне. Найдите тесты, чтобы выявить эти качества. Например, предложить задание по поиску ошибки в тексте. Эти меры сэкономят время.
Образование и опыт работы
Наличие образования не критично для работы администратором. Учебные заведения редко предоставляют знания, необходимые на практике. Но если руководитель уделяет внимание образованию, то администратору помогут специальности, связанные с финансами и менеджментом. Также вес имеют профильные курсы. В среднем грамотному администратору нужен стаж не менее 3 лет. За это время он меняет минимальное количество мест работы. Частая смена работы говорит о проблемах. Допустимо менять одну работу в год.
Плюсы и минусы работы администратора
Работая администратором, легко проявить себя как личность. Часто требуется нестандартное мышление и креатив — а это раскрывает личностный потенциал. Умение нести ответственность, которое повышается администрированием, помогает в жизни. Работа администратора заключается в частом общении с клиентами. Поэтому работник постоянно учится находить подход к самым разным людям.
К минусам относится высокая нагрузка, физическая и психическая. Частое взаимодействие с людьми может изматывать, а насыщенность рабочих будней вызывает переутомление. Поэтому важно, чтобы сотрудник изначально был готов к этому, и имел избыток энергии. Если энергии в избытке, то администрирование станет подходящим занятием. Имея качества, необходимые для администратора, человек получает жизненный опыт, становится интересной и разносторонней личностью. Разумеется, при условии достой оплаты труда. Только тогда процесс удовлетворит и сотрудника, и руководителя.
